LEAN is een managementfilosofie en methodologie die gericht is op het maximaliseren van waarde voor de klant. Dit wordt gedaan door verspilling in processen te minimaliseren. Het concept van LEAN is oorspronkelijk ontwikkeld door Toyota in de productie-industrie. Maar inmiddels is dit breed toepasbaar in diverse sectoren. Sectoren zoals zoals dienstverlening, gezondheidszorg, en technologie profiteren er volop van.
Alhoewel het woord vaak gebruikt wordt, vragen velen zich af wat LEAN concreet betekend. Wat ze er binnen hun organisatie aan hebben is vaak niet duidelijk. Voor allen die er vragen over stelden geef ik je graag hier een kort overzicht.
Wat Betekent LEAN?
LEAN staat voor een verzameling principes en technieken die worden gebruikt om processen efficiënter en effectiever te maken door het elimineren van verspilling en vervolgens het continu verbeteren van werkmethoden. De kern van LEAN is om meer waarde te creëren met minder middelen. De filosofie draait dus om het identificeren van alle activiteiten in een proces die geen waarde toevoegen bieden – vanuit het perspectief van de klant – en vervolgens deze activiteiten te elimineren of minimaliseren.
De klant kan je, afhankelijk van de organisatie waar je voor werkt anders definiëren. Je kan de klant zien als de koper of de bewoner of de patiënt… Deze definitie is dus niet strik te interpreteren als diegene die koopt, maar veeleer als diegene die het eindproduct/dienst gebruikt.
De Kernprincipes van LEAN
1. Waarde Definiëren (Value): Identificeer wat de klant waardevol vindt. Dit betekent dat je precies moet begrijpen welke producten, diensten, en kenmerken de klant bereid is voor te betalen. Dit mag je biet baseren op je eigen ideeën, enkel de klanten (zie definitie hierboven) kunnen aangeven wat ‘waarde’ is
2. Waarde Stroom in Kaart Brengen (Value Stream Mapping): Breng het hele proces of de ‘waardestroom’ in kaart om te zien welke stappen waarde toevoegen voor de klant en welke stappen verspilling zijn. Dit helpt dan bij het identificeren van inefficiënties en verspillingen.
3. Stroom Creëren (Flow): Zorg ervoor dat de werkprocessen soepel en zonder onderbrekingen verlopen door verspilling te elimineren. Dit betekent dus dat je probeert wachttijden, fouten, en andere obstakels die de doorstroom vertragen, te minimaliseren.
4. Trekkende Vraag (Pull): Productie en werk worden binnen LEAN dus steeds gedreven door klantvraag. Ze worden nooit bepaald door de eigen voorspelling of forecast van wat we denken nodig te hebben. Dit gaat zowel over aantallen als in specificaties. Dit betekent dus dat je alleen produceert wat de klant vraagt, wanneer zij het vragen, om overproductie en voorraadopbouw te vermijden. (Met deze randopmerking dat in bepaalde sectoren regelgeving en wettelijke vereisten ook binnen deze categorie opgenomen dienen te worden).
5. Streven naar Perfectie (Perfection): Het continue verbeteren van processen om dichter bij perfectie te komen. Dit omvat het constant evalueren en aanpassen van processen om nog meer waarde te creëren en verspilling te minimaliseren.
Soorten Verspilling
LEAN richt zich daarom op het identificeren en elimineren van zeven soorten verspilling (ook bekend als de “7 Muda“) in een proces:
1. Overproductie: Meer produceren dan nodig is.
2. Wachten: Tijd verspillen door te wachten op materialen, informatie, mensen, beslissingen, communicatie etc.
3. Transport: Onnodig verplaatsen van producten of materialen.
4. Extra Verwerking: Meer bewerkingen uitvoeren dan nodig is voor het product of de dienst, extra controles, dubbele beslissingsniveaus, extra administratie, inefficiënte doorstroom van informatie.
5. Voorraad (Inventaris): Opslag van meer materialen of producten dan nodig.
6. Beweging: Onnodige beweging van mensen of apparatuur.
7. Fouten: Producten of diensten die niet aan de specificaties (noden, waarde, zie hierboven) voldoen, wat leidt tot herbewerking tijdverlies of afval.
Wat Kun je hiermee?
Met LEAN kun je verschillende voordelen bereiken in je organisatie, ongeacht welke organisatie dat is of in welke sector je ook werkzaam bent:
1. Verbeterde Efficiëntie: Door verspilling te elimineren, kunnen processen soepeler en sneller verlopen, wat leidt tot lagere kosten en hogere productiviteit. Bovendien zal dit bijna steeds leiden tot meer rust en tevredenheid bij de medewerkers (er is duidelijkheid, weinig ambiguïteit en er zijn heldere processen)
2. Verhoogde Klanttevredenheid: Door je te concentreren op wat de klant echt waardeert, kun je producten en diensten leveren die beter aansluiten bij de behoeften en verwachtingen van de klant.
3. Lagere Kosten: Het elimineren van verspilling en het verbeteren van processen kan de operationele kosten aanzienlijk verlagen, wat resulteert in hogere marges. Afhankelijk van de sector kunnen deze marges extra winsten betekenen of extra investeringsmogelijkheden (bijvoorbeeld in de social profit)
4. Betere Kwaliteit: Continue verbeteringen en focus op waarde leiden vaak tot een hogere product- of servicekwaliteit, minder fouten en minder klachten. En daardoor bekom je meer tijd, budget en ruimte voor je kerntaken.
5. Snellere Doorlooptijd: Door wachttijden te verminderen en processen te stroomlijnen, kun je sneller reageren op klantvragen en veranderingen in de markt of sociale en legale omgeving.
6. Verhoogde Medewerkersbetrokkenheid: LEAN stimuleert medewerkers om actief deel te nemen aan het verbeteren van processen. Dat zal vervolgens hun betrokkenheid en werktevredenheid verhogen.
7. Flexibiliteit en Aanpassingsvermogen: Een LEAN-organisatie is beter in staat om zich aan te passen aan veranderingen in de markt, technologie of klantbehoeften. Ze doet dit door flexibele processen en een cultuur van continue verbetering. Door het constant toe te passen wordt aanpassingsvermogen en flexibiliteit de normale modus van de organisatie.
Hoe Pas je LEAN toe in Jouw Organisatie?
1. Begin met Training en Educatie: Zorg ervoor dat je team begrijpt wat LEAN is, wat de principes zijn. Zie dat ze weten waarom het belangrijk is. Training en bewustwording zijn de eerste stappen.
2. Identificeer en Analyseer Processen: Gebruik tools zoals Value Stream Mapping (zie hierboven) om je huidige processen te analyseren en te identificeren waar verspilling plaatsvindt.
3. Implementeer Kleine Verbeteringen (Kaizen): Begin met kleine, incrementele verbeteringen om resultaten te zien zonder grote verstoringen in de bestaande processen te veroorzaken. Communiceer en beloon de eerste kleine stappen en ga vervolgens verder.
4. Betrek Medewerkers: Medewerkers zijn degenen die het werk uitvoeren. Zij weten dus vaak waar de grootste verspilling zit. Betrek hen bij het proces van continue verbetering en geef hen de tools en autoriteit om veranderingen door te voeren. Top down werkt LEAN niet. Controle en beslissingen moeten op het laagst mogelijke niveau zitten, die niveaus moeten bovendien van de nodige en correcte informatie voorzien worden om correcte beslissingen te kunnen nemen (Communicatie is dus key!)
5. Meet Resultaten en Pas aan: Gebruik KPI’s (Key Performance Indicators) en andere meetinstrumenten om de effectiviteit van je LEAN-initiatieven te volgen en wees bereid om aanpassingen te maken als dat nodig is.
6. Cultiveer een Cultuur van Continue Verbetering: Zorg ervoor dat LEAN geen eenmalige activiteit is, maar een doorlopende inspanning. Moedig regelmatig feedback en innovatie aan en vier successen om een cultuur van continue verbetering te bevorderen.
Door LEAN-principes toe te passen, kun je aanzienlijke verbeteringen aanbrengen in efficiëntie, kwaliteit, klanttevredenheid medewerkerstevredenheid en kosten, wat uiteindelijk de concurrentiepositie van je organisatie kan versterken.
