Feedback geven doen we allemaal. We gaan er gemakshalve van uit dat de ontvanger van deze informatie vervolgens de gepaste actie zal ondernemen. Maar vaak gebeurt er vervolgens niets mee. We frustreren ons, klagen en blijven hopen op actie.
Feedback geven aan de juiste persoon
De eerste stap is dus om even te controleren of we feedback geven aan de juiste persoon. Al te vaak geven we wel informatie en feedback door aan iemand. Onze collega’s, of leidinggevenden van andere afdelingen waar we ons goed bij voelen. Maar de eerste vraag die we ons zelf moeten stellen, is dit de juiste weg?
Klachten over fouten op bijvoorbeeld een aankoopafdeling zullen enkel tot actie leiden indien de feedback ook daar terecht komt. Deze feedback doorgeven aan de productiechef zal meestal weinig soelaas brengen. De juiste weg is ofwel je directe leidinggevende (eerste weg) of, indien dit past binnen de cultuur van je organisatie, rechtstreeks aan de betrokken leidinggevende.
Hoe geven we feedback?
Een tweede issue is dat we vaak feedback geven als een beschuldiging. Dat zal alleen maar weerstand oproepen. Mensen zullen defensief gaan reageren en er zal niets gebeuren. Feedback moet zonder oordeel, neutraal en concreet gebeuren. Het moet duidelijk aangeven wat er fout loopt, wat de gevolgen ervan zijn en wat de impact op jouw werk ervan is.
Je kan dit versterken door enkele collega’s van andere afdelingen te vragen naar hun ervaringen en dit te bundelen. Vervolgens kan je dit doorgeven. Best mondeling bespreken en vervolgens op email bevestigen. Allemaal zonder beschuldigingen te uiten. Maar neutraal als de constatatie van een feit, goed gedocumenteerd en correct. (ga dus zeker niet de ‘Calimero’ uithangen, ook dat zullen anderen vaak als een beschuldiging ervaren). Doe het assertief en vriendelijk (zie bijdrage over assertiviteit)
Als het zo niet lukt…
Als er vervolgens niets gebeurt met de terugkoppeling die je geeft, kun je de volgende stappen overwegen:
1. Follow-up met de ontvanger: Neem contact op met de persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor het verwerken van de feedback. Vraag of ze je feedback hebben ontvangen en wat de status is. Soms kan feedback verloren gaan of kan er miscommunicatie zijn over wie het moet verwerken.
2. Feedback verduidelijken: Controleer of de info die je gaf duidelijk en concreet is. Vage of onduidelijke feedback kan moeilijk te interpreteren zijn, wat kan leiden tot inactiviteit. Probeer je feedback specifiek te maken door voorbeelden te geven en duidelijk aan te geven wat je verwacht dat er gebeurt.
3. Documentatie: Houd steeds een logboek of document bij van de feedback die je hebt gegeven en de momenten waarop je dit hebt gedaan. Dit kan nuttig zijn als je later moet aantonen dat je herhaaldelijk pogingen hebt gedaan om je feedback te delen. Bewaar dus die mails die je verstuurde!
4. Escaleren: Als je, na herhaalde pogingen, geen reactie krijgt, kun je overwegen om de kwestie te escaleren naar een hogere leidinggevende of een andere relevante afdeling. Zorg ervoor dat je duidelijk maakt dat je eerder al feedback hebt gegeven en geen reactie hebt ontvangen. Zorg er steeds voor goed gedocumenteerd te zijn. Blijf ook hier vriendelijk en neutraal. Je zoekt immers hulp, boosheid helpt daar niet bij.
5. Alternatieve communicatiekanalen gebruiken: Als je meestal via e-mail terugkoppeling geeft, probeer dan een ander communicatiekanaal zoals een vergadering, telefoongesprek, of een interne feedbacktool, als die beschikbaar is. Soms kan een meer persoonlijke benadering effectiever zijn. Eventueel kan je ook anderen inschakelen.
6. Geduld hebben en realistische verwachtingen stellen: In sommige organisaties kunnen feedbackprocessen traag zijn, vooral als er meerdere lagen van goedkeuring of analyse zijn. Het kan nuttig zijn om te begrijpen hoe het feedbackproces werkt in jouw organisatie en welke tijdsframes gebruikelijk zijn voor het verwerken van feedback. Maar geef mensen steeds voldoende tijd en ruimte. Ze hebben zonder twijfel ook andere belangrijke zaken te doen. Het kan best zijn dat het wat tijd vergt om alles te verwerken. Misschien willen ze ook de input van anderen hebben… Geduld hebben is dus de boodschap!
7. Overwegen waarom er geen actie wordt ondernomen: In sommige gevallen wordt er misschien geen actie ondernomen omdat de informatie niet wordt gezien als prioriteit of als relevant. Probeer te begrijpen waarom je feedback misschien niet wordt opgevolgd en of er mogelijk een andere aanpak nodig is.
Als je na deze stappen nog steeds geen actie ziet op je feedback, kan het de moeite waard zijn om je af te vragen of je in een omgeving bent die feedback serieus neemt, en wat dit betekent voor je toekomst daar.
