In deze tijden waar thuiswerken steeds dringender geadviseerd wordt, is managen op afstand een vaardigheid die voor velen onbekend is. Gaan mensen wel werken zoals op het bedrijf? Verliezen we geen controle? Wat met de o zo belangrijke onderlinge contacten?
Hoe gaat u – indien u de gewoonte niet heeft – om met de tele-werkende medemens? Ik probeer u enkele eenvoudige tips te geven om er een succes van te maken.
Verhoog uw persoonlijke interactie bij managen op afstand
Indien uw medewerkers vlakbij zijn, heeft u regelmatig contact met hen, als is het maar oogcontact. Dat contact is belangrijk, zowel voor u als voor uw medewerkers. Wanneer er echter een grotere afstand is, is het belangrijk dit contact niet te verliezen. Dat hoeft ook helemaal niet. Er zijn mogelijkheden genoeg, van im tot skype, via mail of telefoon.
Toch zou ik u graag wijzen op het verschil tussen een sms en een skype gesprek. Communicatie is immers meer dan woorden alleen. De blik in uw ogen en de reactie van uw medewerken vertellen u vaak veel meer dan woorden alleen, de toon van de stem en de beweging van de handen… Het speelt allemaal mee wanneer u moet managen op afstand.
Behoudt dus die momenten van echt contact. Niet enkel tussen u en de individuele medewerker, maar ook tussen uw teamleden onderling. Dat kan eenvoudig door bijvoorbeeld elke ochtend een kort, gemeenschappelijk, werkoverleg via uw video conferencing systeem op te zetten.
Controle of ondersteuning?
Vul dit aan met een persoonlijk video gesprek met al uw medewerkers. Overloop de planning van die dag, de issues die men verwacht en de ondersteuning die ze nodig hebben. Dat hoeft geen lang gesprek te zijn, vijf minuutjes volstaan. Het biedt u de gelegenheid de planning en werklast van al uw medewerkers in te schatten en het biedt uw medewerkers de rust dat hun werk effectief gezien wordt (een vaak onderschat gegeven dat zeer belangrijk is voor de emotionele rust van uw medewerkers).
Managen op afstand is immers ook een stukje controleren. Deze gesprekken komen ondersteunend over, maar bieden u uiteraard ook een stukje controle. Controle op de werklast, controle op de werkkwaliteit, controle op de planningsvaardigheden en zelfstandigheid van uw medewerkers.
Deze controle is niet negatief, maar helpt u bij het managen op afstand om te zien wie u waar en wanneer meer ondersteuning moet bieden.
Op de hoogte blijven
U kent het ongetwijfeld. Zeker in situaties die nieuw zijn, zullen uw managers u nog regelmatiger vragen naar de status der dingen. Zoals u in gewone dagen aangesproken wordt op voortgang en issues, zal dit bij managen op afstand nog vaker gebeuren.
Blijf dus op de hoogte. Noteer de planningen van uw medewerkers bij de ochtendgesprekken, en neem rond de middag even de tijd om iedereen op te bellen. Vraag naar de status, vraag of er hulp of ondersteuning nodig is. En vooral, controleer even of iedereen de zelf opgelegde planning aan kan. Het is immers des mensen dat men met grote ambities aan de dag begint, maar onderweg struikelt over tal van kleine en onvoorziene obstakels. Daar kan u een verschil maken voor uw medewerkers.
Uw telefoontje voor een update heeft vooral het doel deze vertragingen te detecteren en te zorgen dat uw mensen voldoende steun krijgen om hier door te geraken.
Aan de slag met managen op afstand
Managen op afstand is niet moeilijker dan managen wanneer u bij uw medewerkers bent, het vergt enkel een licht andere aanpak. Sales managers zijn het gewoon medewerkers te managen die niet in hun buurt zijn. Doe als hen, neem regelmatig contact op om de vinger aan de pols te houden.
Mits u de bovenstaande tips volgt, zal u merken dat managen op afstand tal van voordelen kan bieden. U zal ervaren dat – mits een goede aanpak – uw mensen meer presteren dan in-house en rustiger en kordater de zaken aanpakken en oplossen.
Alvast veel succes!
