Het zal zonder twijfel een situatie zijn waar we allemaal wel eens voor komen te staan. Alles gaat zijn gangetje en dan komt er iemand met grootse plannen op de proppen. Andere processen, andere structuren, zelfsturende teams, nieuwe software… Het klinkt – soms – goed, het roept – bijna steeds – een beetje weerstand op. Maar wat moet, dat moet. De grootse plannen zullen uitgevoerd worden.
En daar zijn de grootse plannen dan
En de dag komt dat die plannen werkelijkheid worden. In het beste geval is er een kick-off meeting, waarop alles uitgelegd wordt. In het allerbeste geval bent u vooraf geraadpleegd, getraind of minstens hierover aangesproken. Maar in de meeste gevallen wordt de vernieuwing gewoonweg in de groep gedropt, met een begeleidende email en een korte verklaring van de directe manager.
Vervolgens? Stilte, business as usual. Er wordt gerekend op uw zelfreddend vermogen om de plannen in realiteit om te zetten. Daar zit u dan. De grootse plannen zijn plots uw uitdaging geworden.
Wat was er zo groots aan?
Natuurlijk heeft men een inspanning gedaan om u ‘warm’ te maken voor het project. Zeker binnen grote ondernemingen worden alle registers van communicatie opengetrokken om u te motiveren. Om u bewust te maken van het project. Uw medewerking is immers onmisbaar.
Maar eens gestart valt er meestal een grote stilte. De grootse plannen doen er het zwijgen toe. Er is weinig of geen directe begeleiding. Hoogstens een klein teampje ergens ver weggestopt dat over-bevraagd is. Maar uw directe chef heeft waarschijnlijk evenveel (of even weinig) zicht op alles dan u.
En dan komen de eerste problemen boven. Problemen komen er altijd bij vernieuwingen. Dat is volstrekt normaal – al heeft men u dat vooraf niet verteld – problemen helpen ons om alles bij te sturen en aan te passen aan de realiteit. Theorie is immers één ding, de praktijk is onontkomelijk anders.
En zo strompelen we verder
Uw geloof in die grootse plannen is tegen deze tijd al een stuk minder. Bij velen zal het omgekeerd zijn in sarcasme. We focussen op wat fout loopt en doen ons best om aan te geven dat wij dit hadden zien aankomen. Meer nog, elk weldenkend mens had dat zien aankomen. Waar al die communicatie vooraf onze motivatie diende te voeden, voeden de probleempjes juist onze weerstand.
Niemand neemt graag verantwoordelijkheid voor iets wat fout loopt. De eerste predikers van het plan kruipen weg in een hoekje tot de storm over is. De lagere managers in de voedselketen worden het veld ingestuurd om de brokken te lijmen. Maar zij hebben geen beslissingsmacht en meestal ook nauwelijks de grondige kennis van het project om de grootse plannen te redden.
En u, uw cynisme groeit met de dag en het geloof dat u hecht aan al die branie van vernieuwing is onder het vriespunt gedaald. Het plan gaat door. Willens nillens conformeren we ons eraan en blijven wat melancholisch terug denken aan die goede oude tijd, toen alles wel vlot liep. Hierbij vergeten we dan wel dat we ook toen al steen en been aan het klagen waren over andere zaken die niet opgelost raakten.
Wat is er misgelopen met die grootse plannen?
Wanneer ik even de tijd neem om alle grootse plannen die ik ooit heb mogen ondergaan of heb moeten doorvoeren te bekijken, valt er een ding op. De meeste van die plannen waren best wel goed. Ze waren goed bedoeld, goed opgesteld en goed doordacht. Er is weinig op aan te merken.
Maar alle plannen staan of vallen met hun uitvoering. Net daar loopt het bijna steeds fout. Sta me toe u drie adviezen mee te geven wanneer u zelf grootse plannen wil doorvoeren;
Uw plan is geen goudvoorraad
Heel vaak hebben we het idee dat we het plan zoveel mogelijk binnen een kleine kring moeten houden. Kleine kringen hebben de neiging te vervallen in een tunnelvisie. Dat is prima om technische details uit te werken, maar het zorgt er tevens voor dat u mogelijke issues bij uitvoering gaat missen. Meer nog, u organiseert een gebrek aan informatie zodat slagen een kwestie van geluk wordt.
Bespreek de plannen dus zo breed mogelijk. Betrek iedereen en vraag input. Zo kent u eventuele bezwaren vooraf. Het zal u bovendien een pak geld besparen. Wanneer mensen kunnen meespreken, hebben ze geen groots opgezette communicatie campagne nodig om gemotiveerd en betrokken te zijn.
Vraag naar de problemen die men verwacht. De beren en schietgeweren die mensen vooraf steeds zien neemt u er maar bij. Die kan u vlot bespreekbaar maken en door een eenvoudige communicatie oplossen. De echte problemen kan u voorzien en u kan er vooraf oplossingen voor bedenken. Dat is de olie voor uw implementatie. Te vaak wordt die gemist.
Uw communicatie moet eerlijk zijn
Zonder twijfel wil u positief en motiverend communiceren. Maar in tegenstelling tot een verkoper – van wie een zekere mate van overdrijving verwacht wordt – kijkt met naar u voor een waarheidsgetrouw en realistisch beeld. Neem de negatieve aspecten, de te verwachten problemen en de concrete planning en doelstelling (de echte doelstellingen) mee in uw communicatie.
Communicatie is een tweewegskanaal. Indien u zich beperkt tot uw eigen boodschap, is het reclame. Er zijn maar weinigen onder ons die daar veel geloof aan hechten. Spreken met mensen – ja, stuur elke manager goed geïnformeerd op pad en laat hen spreken met hun medewerkers – is honderd maal effectiever.
Spreek als een mens. Vertel, wees eerlijk, luister, antwoord, neem alles en iedereen serieus. Zo bekomt u alle geloofwaardigheid die u nodig heeft om uw grootse plannen ook effectief in een succes om te zetten. En succes is niet enkel de cijfers die u samenstelt om te bewijzen dat uw plan werkte. Succes is ook en vooral het gepercipieerde succes bij alle betrokkenen. Die twee definities liggen nogal eens ver uit elkaar.
Voorzie opvolging van uw grootse plannen
Tot slot, en als aller belangrijkste, voorzie opvolging. Daartoe dient u een gans bataljon van goed geïnformeerde en getrainde mensen hebben. Maar die heeft u, dat is uw management. En voorzie een opvolgingsteam dat zichtbaar aanwezig is om alle issues en vragen aan te spreken.
Wanneer mensen vooraf weten wat er gaat gebeuren, waarom men het doet en wat men wil realiseren. Wanneer mensen weten dat er een vangnet is van mensen die hen helpen. Indien men effectief weet dat er zaken fout zullen lopen, maar dat dit niet erg is. Meer nog, indien men weet dat het opmerken van problemen een positieve bijdrage kan leveren voor die grootse plannen, dan komt men er sneller mee af en kan u ze sneller oplossen
Plan vooral de uitvoering van uw grootse plannen
Plannen maken is eenvoudig. Ook voor u en mij is dit niet moeilijk. Op papier lijken al die plannen goed. Maar u en ik zijn mensen en dus per definitie beperkt door onze eigen ervaringen en kennis. Alle gevolgen kunnen inschatten van zelfs de eenvoudigste plannen is bijna onmogelijk. En daarom hebben we collega’s.
Het plannen van uitvoering komt vooral neer op het luisteren naar anderen. Vertel uw plannen en luister naar de feedback. Verdedig – op dat moment – uw plannen niet. In tegendeel, bedank de anderen voor hun input. Indien u gaat verdedigen, dat wordt het een spel dat u moet winnen of gaat verliezen. Daar komt u geen stap verder mee.
Openheid voor input is de sleutel voor succes. Verwelkom de aangedragen obstakels en problemen. Gebruik ze, buig desnoods uw plannen om. Het doel is immers niet dat u gelijk moet krijgen, maar dat u iets kan realiseren voor uw organisatie. En dat, dat kan u enkel doen door een zo breed mogelijk perspectief te hebben. Daarvoor, daarvoor heeft u al die anderen nodig die net als u meewerken aan uw grootse plannen.
