Thuiswerken is de nieuwe norm. Maar vele managers worstelen er mee om de motivatie en productiviteit binnen hun team hoog te houden. Er zijn tal van theorieën, maar wat werkt echt? Hierbij geeft ik u graag tien tips die hun nuit bewezen hebben en die een positieve impact hebben op uw medewerkers en op uw resultaten.
1. Voorzie een startmoment
Wanneer u van thuis uit moet werken, ziet de werkdag er anders uit. Er is geen startritueel zoals op het werk. De PC aanzetten, de kop koffie halen, iedereen groeten en voilà, de werkdag is begonnen. Ieder heeft zo zijn eigen ritueel, en dat is belangrijk. Het laat ons brein immers weten dat de werkdag begonnen is.
U kan eenvoudig een nieuw ritueel opzetten door elke dag de werkdag samen aan te vatten via een korte startmeeting via zoom, teams of elke software u ook gebruikt. Laat iedereen binnen vanaf een kwartiertje vooraf. Zo kan er wat bij gekletst worden.
Begin dan met een startmeeting, kort en eenvoudig. Zo heeft u een nieuw ritueel bekomen, waarmee iedereen weet dat de werkdag begonnen is.
2. Bepaal duidelijke verwachtingen en taakverdeling
Binnen uw werkomgeving is er duidelijkheid van wie wat wanneer gedaan dient te hebben. Er is enerzijds sociale controle en anderzijds wordt het werk ook ‘gezien’ door de baas, iets wat belangrijk is.
Bij Thuiswerken valt dit allemaal weg. U zou eenvoudig uw startmeeting kunnen gebruiken om de taakverdeling (ook al is deze gekend) nog even te overlopen en (nog belangrijker) om de vorige dag even te overlopen zodat iedereen weet dat u hun werk gezien heeft. Laat zeker de kans niet liggen om mensen te bedanken voor hun inzet!
3. Faciliteer samenwerking
Zelfs binnen de werkomgeving is het niet voor iedereen eenvoudig om hulp te vragen. Dat verondersteld immers het toegeven van eigen onkunde. Bij thuiswerken wordt dat nog moeilijker. Er is immers een extra drempel.
Als manage kent u uw pappenheimers. U weet dus wie waar problemen heeft. U zou eenvoudig (bijvoorbeeld tijdens het startmoment) kunnen voorstellen dat mensen gaan samen werken. Bijvoorbeeld, Rudi, kan jij dit even samen bespreken met Maria voordat je er aan begint? Of Carl, neem jij even contact met Ella om dit samen te doen?
Op die manier gebruikt u deze periode om mensen te helpen hun vaardigheden te vergroten en hun kennis te delen. U kan bovendien – en dat is steeds een goed idee – ook voorstellen dat men u contacteert, zo kan ook u bijdragen aan de kennisopbouw van uw team.
4. Neem persoonlijk contact
Thuiswerken maakt het moeilijk voor mensen om echt productief te zijn. Er zijn tal van oorzaken te bedenken, van spelende kinderen om hen heen tot gebrekkige infrastructuur en alles ertussenin. Maar een belangrijke factor hierin (misschien wel de belangrijkste) is het ontbreken van directe feedback. Die is er wel – al is het maar via lichaamstaal – in de werkomgeving.
Neem daarom regelmatig (en dagelijks is niet te veel) contact op met uw thuiswerkende medewerkers. Bel ze, whatsapp ze, contacteer ze. Luister, erken en wees geduldig. Het is een van de meest lonende zaken die u kan doen.
5. Evalueer het Thuiswerken regelmatig samen
Ongetwijfeld heeft u een ‘idee’ van hoe het loopt. U ziet de output en hoort de mensen. Maar hoe het echt met hen gaat, is vaak minder duidelijk. Neem daarom – bijvoorbeeld wekelijks – de tijd om de werking samen met uw team te bespreken. Luister, vraag, provoceer issues. Zorg ervoor dat u een duidelijk beeld krijgt.
Alleen wanneer mensen hun bezorgdheden en uitdagingen kunnen delen (en deze ook in een verslag nadien zien staan) zullen ze zich gehoord en begrepen voelen. ZO kan u demotivatie en problemen achteraf voorkomen.
6. Bespreek specifieke noden
Thuiswerken is anders dan op het bedrijf. Er is geen koffiemachine, geen IT afdeling in de buurt, niet de mogelijkheid om even advies aan collega’s te vragen…. Het is een heel lange lijst. Afhankelijk van de specifieke taken zal het ene belangrijker zijn dan het andere. U heeft de mogelijkheid om hier oplossingen voor te bieden die weinig investering vragen maar vaak een hoge verbetering inhouden voor uw medewerkers.
Enkele voorbeelden. Rita voorzag een klein smartphone statief (kostprijs € 7,46 per persoon) zodat iedereen zijn mobiel naast zijn of haar PC kon zetten en via een WhatsApp video call direct alle collega’s kon bellen. Koen voorzag een kleine espresso machine voor al zijn medewerkers en sprak vaste uren af om samen een koffie te drinken via een zoom chatroom.
Zo kan ook u manieren bedenken om uw medewerkers blijvend gestimuleerd te houden bij het thuiswerken.
7. Bepaal de flexibiliteit voor thuiswerken
Er zijn heel wat mogelijkheden om flexibiliteit in te bouwen. Glijdende uren, zelf te bepalen uren, af te werken takenpakketten tegen een bepaald tijdstip… Alles hangt natuurlijk af van de taken die men heeft. Een thuiswerkende callcenter medewerker zal aan een strikter schema gebonden zijn dan iemand die uitsluitend administratieve of boekhoudkundige taken dient uit te voeren.
Bespreek dit, maak het duidelijk. Niets is immers frustrerender dan onduidelijkheid. Leg iedereen grondig uit waarom welke zaken kunnen of niet kunnen. Maak ook duidelijk waarom dit voor anderen verschillend kan zijn. Vertrek vanuit de functie en noden, nooit vanuit de persoon.
Op deze manier helpt u uw medewerkers om voor een duidelijke dag te staan, waarin zijn weten wat er van hen verwacht wordt, binnen welke grenzen.
8. Check infrastructuur regelmatig
Thuiswerken doet men vaan aan een tafel, met soms een minder stabiele internet connectie, zonder een kast met bureelmaterialen in de buurt… Dat zorgt voor obstakels en frustratie. Sommige bedrijven investeren in een thuiskantoor, met degelijke breedbandverbinding, bureel, stoel en alles erop en eraan. Anderen hebben deze mogelijkheden niet.
Neem de tijd om dit alles even te overlopen en te inventariseren wat een hinderpaal kan vormen voor uw medewerkers. Het is mogelijk dat u niet alles kan oplossen, maar ongetwijfeld kian u met vaste regelmaat kleine stapjes vooruit zetten.
9. Voorzien een helpdesk voor thuiswerken
Zowat heel het thuiswerk is gebaseerd op ICT. Van de laptop tot de smartphone, van de software tot VPN verbinding. Indien u geluk heeft, is dit allemaal prima in orde. Maar in realiteit zullen mensen – zelfs wanneer alles in orde is – zo nu en dan tegen problemen aanlopen. De eerste stap die men vaak neemt is collega’s opbellen om te vragen hoe zij dit oplossen.
Prima natuurlijk, die collegialiteit, maar op dat moment zijn er minstens twee mensen niet aan het werk, en even later drie… Een helpdesk is een eenvoudige uitkomst. Kies enkele mensen uit binnen de organisatie die de infrastructuur door en door kennen. (De IT afdeling bijvoorbeeld) en vraag een van hen om tijdens de werkuren prioritair beschikbaar te zijn voor dit soort vragen.
Kies een apart email adres en een speciaal telefoonnummer. Laat deze telkens door een iemand bemand worden. Dat is uw helpdesk. Naast het normale werk, kan deze persoon (wie het op dat moment ook is) beschikbaar zijn om al deze vragen snel op te lossen of te escaleren. Het zal uw medewerkers een gevoel van veiligheid geven en de productiviteit van uw organisatie beschermen.
10. Bedank en beloon
Neem tot slot elke gelegenheid te baat om mensen te bedanken en te belonen. De normale momenten waarop u ‘dank u’, ‘goed gedaan’ of ‘slim bekeken’ zegt, zijn immers verdwenen. Maar deze o zo noodzakelijke feedback kan u niet laten vallen alleen maar omdat mensen thuiswerken en niet zichtbaar zijn.
Neem dus de tijd om enkele kleine zaken die u ziet op te schrijven en vervolgens om tijdens uw startmoment (in groep) of tijdens uw individuele contacten (persoonlijk) mensen te bedanken en te belonen, erkenning te geven en te stimuleren.
