Afspraken nakomen, het is een bron van frustratie voor velen onder ons. Verkopers vloeken op hun klanten, klanten op verkopers omdat ze afspraken niet nakomen. Managers lopen achter hun medewerkers aan en omgekeerd. Projectmanagers zitten met de handen in het haar omdat niet alles wat beloofd werd gedaan is.
Afspraken maken is eenvoudig. Ze nakomen is moeilijker. Maar ervoor zorgen dat anderen hun afspraken nakomen, dat is de grote uitdaging waar velen onder ons voor staan. Ik geeft u graag vijf manieren mee, waarop u zonder de relatie met de ander te schaden, kan zorgen dat afspraken nagekomen worden.
Afspraken nakomen, stap een
De eerste stap is evident. Wanneer u uw afspraken wil nakomen of wanneer u wenst dat anderen hun beloften aan u houden, dient u te weten wat er door wie beloofd werd en tegen wanneer. Doorheen een normale werkdag wordt er nogal wat beloofd. ‘Ik zorg er voor’, ‘Dat doe ik wel’. Leuk en vriendelijk, maar zoals alles, zal het zonder opvolging verloren tijd zijn.
Ik gebruik het meest eenvoudige systeem dat er bestaat, een klein A6 nota boekje. Daarin noteer ik steevast wat ik anderen beloof en tegen wanneer en – minstens even belangrijk – wat anderen mij beloven en tegen wanneer. U kan natuurlijk ook uw smartphone, uw tablet of een ander systeem gebruiken. Maar ik kan u verzekeren, indien u het niet noteert, dan gaat er (heel) veel verloren.
Doorloop dagelijks uw lijst, schrap wat gedaan is, vul aan waar er issues zijn en maak er een vaste gewoonte van om een half uurtje vrij te houden om alles op te volgen. Daarmee koopt u twee zaken. Voor uw eigen geloofwaardigheid (en het vertrouwen dat anderen in u hebben) doet het wonderen. U wint bergen tijd. Mensen weten dat u doet wat u beloofde en zullen u niet gaan ‘stalken’ om te zorgen dat u doet wat afgesproken werd.
Anderzijds weten mensen na verloop van tijd dat ze u geen loze beloftes kunnen doen. Men weet – vrij snel – dat u wat aan u beloofd werd opvolgt. En ook daarmee wint u pakken tijd. U zal na een tijdje niemand meer moeten nalopen voor zaken die u dringend nodig heeft.
Vijf tips om afspraken te doen nakomen
Maar hoe pakt u het aan? Hoe kan u anderen afspraken doen nakomen? En nog belangrijker, hoe kan u dat vriendelijk doen, zonder de relatie te schaden? U kan een van onderstaande vijf manieren gebruiken. Natuurlijk kan u ze combineren of – naargelang de situatie – anders invullen. Maar werken doen ze, ze bewijzen mij al jarenlang grote diensten.
Reciprociteit en afspraken nakomen
Een bijzonder krachtige manier om dit te realiseren, is door gebruik te maken van het principe van reciprociteit. (In mensentaal, ik doe wat voor jou en jij doet wat voor mij). Het werkt eenvoudig. Kijk of de persoon die je iets beloofde ook iets van jou verwacht. Contacteer haar of hem vervolgens om hen te updaten over wat jij voor hen zou doen. Vraag vervolgens of ze alle info hebben voor de zaken die zij aan jou beloofden.
Het lijkt eenvoudig en dat is het ook. Het is een bijzonder laagdrempelige manier om mensen te helpen en te zorgen dat ze hun afspraken nakomen. Het is niet bedreigend en werkt (bijna)- steeds.
Bedanken vooraf
Een tweede vriendelijke manier werkt als volgt; wanneer mensen je iets beloven, bel hen dan even later op om hen te bedanken dat ze dat voor jou willen doen. Met andere woorden, bedank ze vooraf. Je hebt geen excuus nodig om dit te doen, het is elementaire wellevendheid om iemand te bedanken voor iets wat hij of zij heeft gedaan of beloofde te doen. Maak je appreciatie duidelijk en informeer of ze alle info en tools hebben.
Ook dit is niet bedreigend, in tegendeel. Het helpt je om relaties te ontwikkelen en u kan het steeds gebruiken, als verkoper, als manager, in eender welke situatie.
Vergeet iets
Een derde manier kan u gebruiken bij mensen van wie u weet dat ze nogal eens durven vergeten hun afspraken na te komen. Wanneer u de belofte krijgt, vergeet dan opzettelijk een deel van de nodige info te geven. Hiermee kan u hen nadien contacteren.
U belt hen (ja, bellen werkt in deze steeds beter dan mailen, appen, of zelfs een face to face gesprek). U excuseert zich – dat werkt steevast ontwapenend – en verteld hen dat u hun inspanningen apprecieert, maar dat u vergeten bent hen iets van info te geven. U geeft hun die info en beloofd (en doet dit ook) hen die info nog eens per mail na te zenden.
Vervolgens stuurt u een mailtje om alle bijkomende info en de taak te omschrijven. Er zijn weinige mensen die dan de taak niet zullen uitvoeren.
Onwetendheid en afspraken nakomen
Deze aanpak lijkt erg op de vorige, maar werkt toch iets anders. Wacht enkele dagen na de belofte en spreek de ander aan. U kan dit per telefoon of persoonlijk doen, maakt hier niet uit. U spreekt over de zaken die u wil dat er gedaan worden, maar zegt dat u niet meer weet of u het al gevraagd heeft.
Vervolgens stuurt u nadien een ‘bedank mailtje’ waarin u de taak nogmaals omschrijft een uw waardering voor hun inspanningen laat blijken.
Hulp bieden
Een vijfde gouden tip zou u ‘hulp bieden’ kunnen noemen. Mensen die hun afspraken nakomen hebben zelden hulp nodig, of vinden die zelf. Maar voor velen is het een excuus om hun beloftes niet te – kunnen – houden. Speel dus even in op het eergevoel van de ander.
Spreek hem of haar aan met de volgende boodschap. ‘Je beloofde me XYZ te doen, maar ik besef dat dit een hele aanslag op je werk is. Is het zinvol dat ik iemand vraag om je daarbij te helpen, of kan je het alleen af?’
Er zijn weinige mensen die hier positief op zullen antwoorden. (Indien ze dit toch doen, dan kan u voor hulp zorgen). Meestal zal de fierheid hhet winnen en zal men de taak volbrengen.
Wanneer doet u dit?
U kan natuurlijk niet actie ondernemen voor elke kleine belofte die u gedaan werd. Kies dus de belangrijkste zaken uit en werk met die mensen waaraan u twijfelt of ze hun beloftes zullen nakomen. Het zal u overigens minder tijd kosten dan u denkt. En het zal u nadien bergen tijd opleveren.
De kunst bestaat erin om van deze aanpak een routine te maken. Het paradoxale is dat hoe vaker u dit doet, hoe minder vaak het nodig zal zijn. Mijn ervaring leert me dat u binnen twee tot drie maanden een punt bereikt waarop mensen die u kennen enkel iets beloven wanneer ze het ook echt van plan zijn te doen. Bovendien merk ik dat wanneer er iets dreigt mis te lopen, men mij snel daarvan op de hoogte brengt. Dat is prima, dan kan u immers actie ondernemen.
De bonus is niet enkel dat mensen hun afspraken nakomen, maar tevens dat u als betrouwbaar en begripvol gezien zal worden. U ent niet bedreigend, u gebruikt geen autoriteit, u werkt uitsluitend met vriendelijkheid en begrip.
Een sleutel gegeven is dan wel dat u zelf ook uw afspraken met anderen zal nakomen. Maar daarvoor heeft u uw nota systeem, zoals we in het begin van dit artikel al schreven.
Veel succes!
