Wanneer u spreekt over Change Management, dan twijfel ik er niet aan dat u een berg uitdagingen kan opsommen. De weerstand, de macht van de oude gewoontes. Of de onwil, de divergente belangen. Maar de grootste uitdaging ligt elders. Misschien wel op een vlak dat u niet zou verwachten. Die uitdaging bestaat erin om de realiteit zoals ze nu is exact en correct te beschrijven. Daarmee begint immers alles. En net daarmee maken we meestal de grootste fouten.
Change management het begin
Dat we moeten weten waar we naartoe willen, dat zal voor iedereen duidelijk zijn. Weten wat we willen, waarom en wat de voordelen ervan zijn tegenover de huidige situatie. Die duidelijkheid scheppen we wel.
Waar het meestal fout loopt bij change management, is bij het inschatten van de huidige situatie. We zien een reeks zaken die ons niet zinnen. Dat zijn de zogenaamde symptomen. Of beter gezegd, we zien sommigen van de symptomen. Namelijk diegene die ons het meest opvallen vanuit onze functie.
Van daaruit vertrekken we meestal. En dat is jammer. Een grondige analyse van de huidige situatie kan zo veel meer aan het licht brengen. Die inspanning is echter nog niet zo ingeburgerd. Net daardoor verliezen we veel opties en kansen.
Meningen en feiten
Meningen zijn zaken die we denken dat zo zijn. Feiten zijn zaken die we gemeten hebben op een correcte manier. (Over het onderscheid tussen meningen en feiten kan u dit artikel nalezen, zeker de moeite om voor uzelf het onderscheid echt te begrijpen).
Het moeilijke is om het verschil goed te begrijpen en – zeer belangrijk – ervoor te zorgen dat iedereen dit onderscheid goed begrijpt. Dan en pas dan kan u een gelijke grond vinden om een gedragen oefening door te voeren.
Een grondige startanalyse kan u bij change management projecten helpen meningen van feiten te scheiden. Door die analyse grondig te beschrijven (in meer dan enkele paragrafen) en te staven met objectieve metingen, is de beginsituatie voor iedereen duidelijk. Meningen beperken zich dan tot de ‘oorzaken’ van die situatie. Ook dat is nog een probleem (zie volgend deel). Maar er is minstens al een overeenstemming over en begrip van de huidige situatie. En dat is op zijn beurt belangrijk om een gemeenschappelijk gevoel van noodzaak te bekomen.
Oorzakelijke verbanden en lineaire causaliteit
Het is des mensen om voor alles wat gebeurt een oorzaak te zoeken. En liefst van al zoeken we een lineair causaal verband. (Meer info hierover kan u vinden in dit artikel en ook hier). Het zoeken naar oorzaken is bijna steevast gebaseerd op meningen, zelfs indien we ze onderbouwen met cijfers. Op zijn best kunnen we een correlatie (een samengaan van factoren, al dan niet toevallig) aantonen.
Kijk bijvoorbeeld eens naar een teruglopende verkoop, waar change management noodzakelijk is. Volgens de één zal het liggen aan te hoge prijzen. De ander zal aandragen dat de kwaliteit van de verkoopprocessen de schuld heeft, of de kennis van de verkopers zelf. Weer een ander zal kijken naar de service of de kwaliteiten van het product of de dienst. En ja hoor, allen kunnen dat onderbouwen met even geloofwaardige cijfers.
De realiteit is dat het meestal een samenloop van zaken is die tot een bepaalde situatie zal leiden. Buiten een onderzoek labo – waar wel directe en herhaalbare causale verbanden kunnen aangetoond worden – zal u zelden of nooit echte lineaire causale verbanden kunnen vinden. De kunst voor een manager bestaat er dan in zoveel mogelijk factoren te vinden die tot dat resultaat (de huidige situatie) geleid hebben. Laat u nooit verleiden om één oorzaak aan te duiden. Als mensen houden we van die eenvoud, maar de wereld om ons heen heeft er lak aan.
Change management en consensus
De consensus over feiten en de basis toestand is essentieel. Wanneer niet iedereen de grondsituatie op de zelfde manier begrijpt en accepteert, dan zal u een rijke voedingsbodem creëren voor diverse theorieën. Eigen inzichten, systemen en eigen interpretaties zullen uw change management project doorkruisen. Gans uw project staat of valt met deze consensus.
Maar minstens even belangrijk is een consensus over de reeks aan oorzaken die tot die situatie leidden. Die reeks oorzaken die u vindt zullen immers uw strategie en actieplan bepalen. Dat plan dient om tot de nieuwe en gewenste situatie te komen. Net daarom is een grondige analyse van en consensus over de startpositie zo belangrijk.
De gedeelde startpositie
Deze ‘gedeelde startpositie’ vormt het fundament van uw change management. Hoe steviger, helderder en concreter deze is, hoe groter uw kansen van slagen worden. Nu kan de startpositie voor u wel helder zijn, daarom is ze nog niet door iedereen gedeeld. Een robbertje ‘gelijk halen’ brengt hier geen soelaas.
Enkel indien alle stakeholders de startanalyse delen kan ze succesvol zijn. Neem dus ruim de tijd om de analyse te overlopen. Bijt u niet vast in uw eigen mening. Luister, bediscussieer, vraag door. Doe alle moeite om de visie van anderen te begrijpen. Laat hen uitspreken. Sta uzelf toe om uw eigen ervaring en kennis even opzij te schuiven. Enkel zo zal u in staat zijn uw eigen paradigma te doorbreken en alles vanuit een breder perspectief te zien.
Change management kan enkel succesvolle resultaten brengen wanneer de veranderingen vertrekken van de juiste veronderstellingen. Meer nog, zelfs indien u de juiste veronderstellingen heeft, maar anderen zien deze niet op de zelfde manier, dan is uw kans op slagen minimaal. Mensen vertrekken immers vanuit hun eigen visie (u en ik doen dat ook). Het vinden van deze consensus is dus belangrijk om alle inspanningen in de zelfde richting te laten gaan.
Het gedeelde doel van change management
Natuurlijk is de startpositie niet de enige belangrijke factor. Uw doel moet eveneens gedeeld worden. Er is expertise nodig op verschillende vlakken. Er is projectmanagement en opvolging noodzakelijk. Maar de start is het eerste en belangrijkste punt om de rest te kunnen realiseren. Uw startanalyse vormt de basis waarop al de rest gebouwd wordt. Loopt het daar fout, dan komt alles wat volgt op losse schroeven te staan en zal het uiteindelijke resultaat voornamelijk op geluk en toeval berusten.
