Er was eens, in een tijd niet zo lang geleden, een wereld waarin time management makkelijk was. De wereld was eenvoudig, mensen hadden een kantoor, een telefoon, papier en schrijfgerei Opdrachten kwamen binnen via nota’s of via de chef of collega’s die kwamen binnen stappen. Uitzonderlijk kwamen deze vragen binnen per telefoon. Al wat u nodig had, was een beetje gezond verstand en een eenvoudig systeem om zelf controle over werk en tijd te behouden.
Natuurlijk waren er enkele bollebozen die er geld in zagen. Ze begonnen systemen te bedenken om die tijd maximaal te benutten. Time management was geboren. En zoals die zaken gaan, begonnen die systemen wortel te schieten en worden ze tot op de dag van vandaag aangeprezen als oplossing voor alle kwaad. Het werd gezien als een soort wondermiddel dat iedereen toeliet productiever te zijn.
Waar time management faalt
Maar ondanks de vele systemen, was er de evolutie van de technologie die stokken in de wielen kwam steken. Wat ooit een beheersbare instroom was, te managen door enkele eenvoudige systemen, veranderde snel. Er kwam de mobiele telefoon, er kwam email, messaging, social media… Iedereen werd plots voor iedereen aanspreekbaar.
Op zichzelf een fantastisch gegeven. Maar door alle sluisdeuren open te zetten, werd de instroom van vragen, opdrachten, urgenties en vragen naar de status der dingen een wirwar van gegevens. Een boeltje waar, zoals mijn opa pleegde te zeggen, een kat haar kittens niet meer in kon vinden.
Oude systemen van time management hebben afgedaan. We worden overspoeld. Dringendheid en constante vragen eisen zoveel van ons, dat er niets meer te managen valt. Het gevolg is stress, afhaken, burn-out en het gevoel na een dag lang hard gewerkt te hebben, niets gepresteerd te hebben.
Ontdek hoe het ook anders kan
De vinger in de dijk
Denken dat time management een oplossing kan bieden, is leven in ontkenning. Het is als het jongetje dat met zijn vinger de gaten probeert te dichten in een dijk die aan het doorbreken is. Waar we nood hebben om terug controle te verwerven, helpen deze systemen ons enkel om een onbereikbaar doel te visualiseren. Time management wordt zo een onbereikbaar doel.
Er is een nieuwe aanpak nodig, een werkwijze die ons toelaat om op een slimme manier al die input te ordenen, de zinnig zaken te selecteren en de rest te negeren. En bovendien zouden we dit moeten kunnen doen op zo een manier dat wat er gedaan moet worden ook gedaan wordt.
Traditionele opvattingen over dringen en belangrijk helpen ons hier niet verder. Vele zaken zijn zo met elkaar verbonden, dat alles dringend is en alles belangrijk is voor iemand. Ga eens spreken met project managers, helpdesk medewerkers, verkopers…. Ze kunnen u vlot vertellen dat alles dringend en belangrijk is. Keuzes maken wordt moeilijk zo niet onmogelijk op basis van die criteria.
Een nieuwe aanpak voor time management
Willen we van time management een succes maken, dan moeten we eerst doorheen de paradox. De paradox is eenvoudig, zonder zelf controle te verwerven, is het onmogelijk onze tijd te managen. De grote uitdaging daarbij zijn de begrippen belangrijk en dringend. Controle wil zeggen dat wij zelf kunnen beslissen over dringendheid en belangrijkheid.
Waar deze zaken ons vandaag aangereikt worden, zeg maar opgedrongen worden, moeten we komen tot gedeelde criteria van waaruit we zelf kunnen beslissen. Dat is een stap. De tweede stap die we zouden moeten nemen, is zelf controle over timing en planning verwerven. En dat is een huzaren stukje is deze woelige tijden. Maar ook daar bestaan oplossingen voor.
Een derde onontbeerlijke stap, is het opzetten van feedback loops, waardoor we voor onszelf en voor de mensen voor wie we taken uitvoeren, een vaste standaard hebben van voortgang, zodat ook onderbrekingen voor status updates on niet langer storen.
Onmogelijk? Toch niet
Het lijkt een utopie. Maar u heeft het mis. Er bestaat wel degelijk een aanpak die u toelaat al deze zaken te doen. Een aanpak die ervoor zorgt dat wat gedaan moet worden, ook gebeurt. Bovendien is het niet moeilijk om aan te leren. Het vergt enkel een beetje inspanning en een andere manier van kijken naar wat u doet. Een soort time management voor de 21ste eeuw.
Wil u meer weten? Volg dan de one step cursus time management. Voor een zeer kleine investering, kan u die vaardigheden aanleren die het leven een stuk aangenamer zullen maken.
