Het is de uitdaging waar we allemaal wel eens voor staan, meer doen met minder. Maar hoe pakt u dat aan? U zal wel wat ideeën hebben, maar bijna steeds stuiten we op de realiteit dat om dit te realiseren u vooraf een boel geld moet investeren. En dat is niet steeds mogelijk of wenselijk.
Daarom geef ik u graag enkele zaken mee die u wel kan doen, zonder investeringen. Zaken die u toelaten om meer doen met minder in praktijk om te zetten.
Betrek alle grijze massa bij de oefening
Te vaak doen organisaties dit soort oefening met alleen het management team. Dat is natuurlijk belangrijk. Zij weten immers hoe de zaken in hun teams werken en zouden de ideeën van hun medewerkers moeten kunnen meenemen in de oefening.
Maar ook managers zijn maar mensen. Ze kunnen zaken vergeten, anders interpreteren, bij voorbaat afwijzen, persoonlijke voorkeuren laten meespelen…. Met andere woorden, u mist een groot deel van de input die u zou kunnen krijgen (en geloof me, uw operationele medewerkers hebben vaak kleine maar bijzonder effectieve ideeën).
Meer doen met minder
Meer doen met minder kan best indien u elk perspectief en elke input meeneemt. Wanneer ‘minder’ gaat over resources of budgetten kan elk idee immers een bijdrage leveren.
Een tweede nadeel van deze aanpak, is dat uw medewerkers zich gepasseerd gaan voelen. Of u emotionaliteit nu belangrijk vindt of niet, het zal zeker een impact hebben op de implementatie van uw plannen. Mensen die zich geconsulteerd en betrokken voelen werken mee, anderen werken – vaak onbewust en onbedoeld – tegen.
Focus u op processen
Begin met te kijken naar uw interne processen. Die heeft u zelf volledig in de hand. Aanpassingen daaraan brengen vaak heel veel op, en kosten niets! Begin met uw processen in kaart te brengen (een goede manier is een grote muur te zoeken, een stapel post-it papieren te nemen en de processen op de muur te kleven).
Kijk dan naar die punten waar processen vertragingen oplopen, grote kosten meebrengen of naar waar ze op heel veel input beroep doen. Vaak kan u daar grote winst boeken met kleine aanpassingen. Winst kan u dan verstaan als sneller werken, zinloze kosten wegsnijden en nutteloze taken te schrappen. (geloof me, u kan die zaken bijna overal vinden). Op die manier kan u snel meer doen met minder.
Kijk eens naar de regels
Regels en processen hangen samen, maar regels gaan verder. Het kunnen impliciete regels zijn, gewoontes die doorheen de jaren in uw bedrijf geslopen zijn. Of het kunnen expliciete regels zijn.
Impliciete regels kan u bespreken met uw medewerkers en zo laten doodbloeden. Ze staan efficiënt werken vaak in de weg. Expliciete regels, regels die u stelt, zou u echt eens opnieuw moeten overlopen.
Regels vergen immers controle. En controle kost tijd, die vaak beter voor andere zaken gebruikt kan worden. Bovendien zorgen ze bijna steeds voor vertragingen. Meer doen met minder wil ook zeggen vertragingen (tijd is geld nietwaar) elimineren. Hoe complexer een structuur (set regels) wordt, hoe meer hij kost aan controle, sanctionering en opvolging. Ook hier kunnen bijna alle organisaties een grote winst maken.
Kijk eens naar de interne communicatie
Een ander punt waar u winst kan boeken, is de interne communicatie. En dan bedoel ik communicatie in de breedste zin. Meetings zijn tijdvreters en vaak zinloos. Kijk dus vooraf welke meetings noodzakelijk zijn om iedereen in de loop te houden, schaf de rest af.
En u als manager? Communiceert u elk idee, en zet u iedereen direct aan tot actie, om nadien het idee te laten vallen (en veroorzaakt u zo vele verdoken kosten)? Is dit een gewoonte die anderen over nemen? Beslist u direct, zodat er efficiënt gewerkt kan worden, of schuift u de zaken voor u uit?
Hoe communiceren afdelingen onderling? Gestructureerd en direct, of gaat het van persoon tot persoon, zodat niet iedereen op de hoogte is en er zo verloren inspanningen of achterstand ontstaan? Meer doen met minder heeft u hier volledig zelf in de hand.
Kijk eens naar de toegankelijkheid van informatie
Heel vaak schermen we informatie af voor bepaalde groepen medewerkers. Dit zorgt voor extra belasting van uw organisatie. Neen, ik zeg niet dat iedereen alles moet weten, teveel informatie is ook een vorm van belasting, maar maak de keuze op basis van operationele noden, niet vanuit strategische overwegingen. (Indien u geen vertrouwen heeft in uw medewerkers, dan had u ze niet moeten in dienst nemen).
Een voorbeeld, wanneer uw commerciële medewerkers geen inzicht hebben in de logistieke info betreffende hun klanten, dan kunnen ze geen antwoord geven op vragen. Ze zullen eerst moeten bellen met iemand van logistiek, en dan het antwoord doorgeven. (Ter info, dit kost voor een gemiddelde verkoper twee uur per week, en voor administratieve diensten nog eens even veel tijd. U kan zelf becijferen hoeveel winst u kan maken). Ook zo kan u een pak meer doen met minder.
Meer doen met minder
Het zijn maar enkele punten die u op weg kunnen zetten naar meer doen met minder. U kan het op elk vlak, binnen elke afdeling doen. Het lijken kleine zaken, maar ervaring leert dat vele organisaties op deze manier substantiële winst kunnen boeken.
U kan enerzijds de vinger op de knip houden en iedereen frustreren. Mensen zien immers vaak verspilling die voor u verborgen blijft.
Maar u kan ook actie ondernemen, iedereen bij de oefening betrekken en echt een optimalisatie doorvoeren zonder grote investering. En, vooraleer u denkt dat dit zeer veel tijd kost, dit gaat bijzonder snel. Binnen enkele maanden oogst u de eerste resultaten en spaart u meer tijd dan u voor mogelijk houdt!
